Kiinduló helyzet
Autósiskoláknál a napi működés egyik legnagyobb terhe az adminisztráció: a befizetések követése, a tanulói státuszok kezelése, és különösen az oktatói elszámolás előállítása. Ha ez több Excelben, papíron vagy több rendszerben történik, gyorsan nő a hibalehetőség és csökken az átláthatóság.
- Szétszórt adatok: tanulók, órák, befizetések több helyen.
- Időigényes elszámolás: manuális számolás, egyeztetés, visszakeresés.
- Adatkezelési igény: az adatok maradjanak “házon belül” (lokális háló / NAS).
Cél
Egy olyan rendszer létrehozása, ami a valós folyamathoz igazodik: a tanuló–befizetés–oktatói elszámolás logikája egy helyen, lokálisan futtatva.
- Gyors és pontos befizetés-kezelés.
- Automatizált, visszakereshető oktatói elszámolás.
- Kétféle befizetési modell támogatása (üzleti logikától függően).
- Egyszerű, napi használatra tervezett kezelőfelület.
Megoldás: DriveDesk
A DriveDesk egy autósiskolai admin rendszer, amely lokális környezetben (helyi háló / NAS) fut. Így az adatok nem kerülnek külső szolgáltatóhoz, mégis böngészőből kényelmesen kezelhetők.
Ami igazán különlegessé teszi
1) Helyben maradó adatok (lokális / NAS)
A rendszer belső hálón érhető el, így a működés stabil és a kontroll a cégnél marad. Ez sok vállalkozásnál döntő szempont pénzügyi adatoknál.
2) Oktatói elszámolás – az adminidő “kivágása”
Az oktatói elszámolás a valós pénzmozgásokra épül: a befizetésekből és a rögzített adatokból készül el, így nem kell hónap végén “összekaparni” az információt több forrásból.
- Átlátható elszámolási tételek
- Kevesebb manuális számolás
- Visszakereshetőség és kontroll
3) Kétféle befizetési modell
Az autósiskolák eltérő módon kezelhetik a befizetéseket és a kapcsolódó elszámolást. A DriveDesk két logikát is támogat, így a rendszer nem “ráerőltetett” sablon, hanem a működéshez igazítható.
Fő modulok
- Tanulók kezelése (státusz, nyilvántartás, kereshetőség)
- Oktatók és kapcsolódó elszámolási adatok
- Tanfolyamok / csoportok kezelése
- Befizetések rögzítése, hátralék követése
- Időszaki oktatói elszámolás
- Kimutatások / listák (vezetői átlátás)
Képernyőképek
Eredmény
A DriveDesk célja, hogy a legidőigényesebb admin részeket (elsősorban az elszámolást) “rövidre zárja”: a szükséges adatok egy helyen vannak, a számolás pedig a rendszerben történik.
- Kevesebb manuális számolás és egyeztetés
- Átláthatóbb befizetés-kezelés
- Gyorsabb havi zárás / elszámolás előállítás
- Lokális futtatás: kontroll az adatok felett